會計電算化的管理體系(★)

一、會計電算化的管理

會計電算化工作的管理包括國家的宏觀管理和企事業單位計算機系統的微觀管理兩個方面。

(一)宏觀管理

會計電算化的宏觀管理是指各級財政部門和各級會計電算化工作實施的組織對全國和本地區會計電算化工作實行的綜合管理。其主要任務包括以下六個方面：

1.制定會計電算化發展規劃;

2.制定會計電算化管理制度;

3.搞好會計核算軟件的評審;

4.搞好會計電算化單位甩掉手工記賬的審批;

5.積極開展會計電算化人才的培養工作;

6.積極穩步推進會計電算化理論的研究。

(二)微觀管理

會計電算化的微觀管理是指基層單位在建立了會計電算化信息系統后所進行的組織和管理工作，主要包括以下三個方面：

1.設立新的職能部門;

2.對原有部門的調整;

3.制定完備的用戶組的管理策略。

二、管理權限的劃分

(一)系統管理員

1.總體負責會計電算化信息系統的日常運行，及時排除故障;

2.根據業務流程和模塊的功能對人員進行合理的分工并授權;

3.協調人員之間的工作關系，制定崗位責任考核制度，負責考評，并提出任免意見;

4.負責系統數據的備份和恢復;

5.當會計政策變動時負責系統的重新初始化;

6.負責系統的升級換版的調試;

7.當會計軟件不能滿足單位需要時，與本單位開發人員或開發商聯系，進行軟件的二次開發;

8.系統配置防火墻，加強安全保護。

(二)操作員

操作員分為錄入員、審核員、記賬員。

1.錄入員的職責為日常記賬憑證和原始單據錄入，同時進行自我核對工作，核對無誤后交審核員，操作過程中出現問題及時向系統管理員報告，在做出納模塊時應做到日清月結，做好日記賬與對賬單的核對工作;

2.審核員和記賬員可以兼任，其工作是負責對輸入的會計數據(含原始單據、記賬憑證和其他相關資料)，按照會計原理進行審核，確保數據的合法性、正確性和完整性，最后操作登賬模塊進行登賬(含總賬和明細賬)。

(三)數據分析員

根據本單位的實際情況，選取合適的財務分析模型和分析方法或者自己建立模型，為企業經營管理提供必要的信息。

(四)文檔管理員

負責對數據盤、系統盤的保管以及原始單據、憑證、賬簿和報表的分類存檔，同時做好安全保密工作。

三、操作管理制度

(一)計算機系統使用管理

1.保護計算機設備，防止各種非指定人員進入機房操作主機和計算機軟件，保證機內的程序與數據的安全;

2.使用不間斷電源，避免因斷電而破壞會計數據;

3.定期檢查，保養計算機的硬件設備，保證硬件系統正常運行;

4.保持機房的濕度和溫度，防靜電，防火災。

(二)上機操作理

1.明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限;

2.杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止操作人員越權使用軟件;

3.會計人員要按規定錄入原始數據和各種代碼，審核憑證、記賬、執行各功能模塊，輸出各類信息等;

4.操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件;

5.由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人員、操作時間、操作內容、故障情況等內容;

6.數據備份是為了保持會計數據的安全與完整，備份的會計數據，應由指定人員用專用保存柜妥善保管;

7.防止計算機病毒。

四、會計業務處理程序管理

1.要按照《會計基礎工作規范》的要求處理會計業務;

2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證的會計數據未經審核而登記機內賬簿，保證會計數據正確合法;

3.替代手工賬后，各單位應做到當天發生的業務，當天登記入賬，現金和銀行存款日記賬必須日清月結;

4.要保證賬記憑證的連續編號;

5.要按規定程序編制轉賬憑證;

6.期末要按規定時間及時結賬;

7.期末應及時生成和打印輸出會計報表;

8.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少;

9.要按有關規定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等;

10.要靈活運用計算機對數據進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告

主要財務指標和分析結果。