第二節 系統級初始化

系統級初始化包括創建賬套并設置相關信息、增加操作員并設置權限、設置系統公用基礎信息等內容。

一、創建賬套并設置相關信息

(一)創建賬套

賬套是指存放會計核算對象的所有會計業務數據文件的總稱，賬套中包含的文件有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等。一個賬套只能保存一個會計核算對象的業務資料，這個核算對象可以是企業的一個分部，也可以是整個企業集團。

建立賬套是指在會計軟件中為企業建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會計軟件中可以建立一個或多個賬套。

(二)設置賬套相關信息

建立賬套時需要根據企業的具體情況和核算要求設置相關信息。賬套信息主要包括賬套號、企業名稱、企業性質、會計期間、記賬本位幣等。

(三)賬套參數的修改

賬套建立后，企業可以根據業務需要對某些已經設定的參數內容進行修改。如果賬套參數內容已被使用，進行修改可能會造成數據的紊亂，因此，對賬套參數的修改應當謹慎。

二、管理用戶并設置權限

(一)管理用戶

用戶是指有權登錄系統，對會計軟件進行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統中，設置其用戶名和初始密碼或對不再使用系統的人員進行注銷其登錄系統的權限等操作。

(二)設置權限

在增加用戶后，一般應該根據用戶在企業核算工作中所擔任的職務、分工來設置、修改其對各功能模塊的操作權限。通過設置權限，用戶不能進行沒有權限的操作，也不能查看沒有權限的數據。

三、設置系統公用基礎信息

設置系統公用基礎信息包括設置編碼方案、基礎檔案、收付結算信息、憑證類別、外幣和會計科目等。

(一)設置編碼方案

設置編碼方案是指設置具體的編碼規則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在于方便企業對基礎數據的編碼進行分級管理。設置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應商、科目、存貨分類、成本對象、結算方式和地區分類等。編碼符號能唯一地確定被標識的對象。

(二)設置基礎檔案

設置基礎檔案是后續進行具體核算、數據分類、匯總的基礎，其內容一般包括設置企業部門檔案、職員信息、往來單位信息、項目信息等。

1.設置企業部門檔案

設置企業部門檔案一般包括輸入部門編碼、名稱、屬性、負責人、電話、傳真等。其目的是方便會計數據按照部門進行分類匯總和會計核算。

2.設置職員信息

設置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在于方便進行個人往來核算和管理等操作。

3.設置往來單位信息

往來單位包括客戶與供應商。

設置客戶信息是指對與企業有業務往來核算關系的客戶進行分類并設置其基本信息，一般包括輸入客戶編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯系方式等。其目的是方便企業錄入、統計和分析客戶數據與業務數據。設置供應商信息是指對與企業有業務往來核算關系的供應商進行分類并設置其基本信息，一般包括輸入供應商編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯系方式等。其目的是方便企業對采購、庫存、應付賬款等進行管理。

4.設置項目信息

項目是指一個特定的核算對象或成本歸集對象。企業需要對涉及該項目的所有收入、費用、支出進行專項核算和管理。設置項目信息，一般包括定義核算項目，建立項目檔案，輸入其名稱、代碼等。

(三)設置收付結算方式

設置收付結算方式一般包括設置結算方式編碼、結算方式名稱等。其目的是建立和管理企業在經營活動中所涉及的貨幣結算方式，方便銀行對賬、票據管理和結算票據的使用。

(四)設置憑證類別

設置憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。用戶可以按照企業的需求選擇或自定義憑證類別。

憑證類別設置完后，用戶應該設置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標準，供系統對錄入的記賬憑證進行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。

在會計軟件中，系統通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必無、無限制等。

憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。

在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設置的限制條件或限制科目，則系統會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。

(五)設置外幣

設置外幣是指當企業有外幣核算業務時，設置所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。用戶可以增加、刪除幣別。通常在設置外幣時，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動匯率、記賬匯率和折算方式等信息。

(六)設置會計科目

設置會計科目就是將企業進行會計核算所需要使用的會計科目錄入到系統中，并按照企業核算要求和業務要求，對每個科目的核算屬性進行設置。設置會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎。

1.增加、修改或刪除會計科目

系統通常會提供預置的會計科目。用戶可以直接引入系統提供的預置會計科目，在此基礎上根據需要，增加、修改、刪除會計科目。如果企業所使用的會計科目與預置的會計科目相差較多，用戶也可以根據需要自行設置全部會計科目。

增加會計科目時，應遵循先設置上級會計科目，再設置下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。

刪除會計科目時，必須先從末級會計科目刪除。刪除的會計科目不能為已經使用的會計科目。

2.設置科目屬性

(1)會計科目編碼

會計科目編碼按照會計科目編碼規則進行。在對會計科目編碼時，一般應遵守唯一性、統一性和擴展性原則。

(2)會計科目名稱

從會計軟件的要求來看，企業所使用的會計科目的名稱可以是漢字、英文字母、數字等符號，但不能為空。

(3)會計科目類型

按照國家統一的會計準則制度要求，會計科目按其性質劃分為資產類、負債類、共同類、所有者權益類、成本類和損益類共六種類型。用戶可以選擇一級會計科目所屬的科目類型。如果增加的是二級或其以下會計科目，則系統將自動與其一級會計科目類型保持一致，用戶不能更改。

(4)賬頁格式

用于定義該會計科目在賬簿打印時的默認打印格式。一般可以分為普通三欄式、數量金額式、外幣金額式等格式。當會計科目有數量核算時，賬簿格式設置為“數量金額式”;當會計科目有外幣核算要求時，賬簿格式設置為“外幣金額式”。

(5)外幣核算

用于設定該會計科目核算是否有外幣核算。

(6)數量核算

用于設定該會計科目是否有數量核算。如果有數量核算，則需設定數量計量單位。

(7)余額方向

用于定義該會計科目余額默認的方向。一般情況下，資產類、成本類、費用類會計科目的余額方向為借方，負債類、權益類、收入類會計科目的余額方向為貸方。

(8)輔助核算性質

用于設置會計科目是否有輔助核算。輔助核算的目的是實現對會計數據的多元分類核算，為企業提供多樣化的信息。輔助核算一般包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算等。輔助核算一般設置在末級科目上。某一會計科目可以同時設置多種相容的輔助核算。

(9)日記賬和銀行賬

用于設置會計科目是否有日記賬、銀行賬核算要求。