報表管理模塊的應用

一、報表數據來源

(一)手工錄入

報表中有些數據需要手工輸入，例如資產負債表中“一年內到期的非流動資產”和“一年內到期的非流動負債”需要直接輸入數據。

(二)來源于報表管理模塊其他報表

會計報表中，某些數據可能取自某會計期間同一會計報表的數據，也可能取自某會計期間其他會計報表的數據。

(三)來源于系統內其他模塊

會計報表數據也可以來源于系統內的其他模塊，包括賬務處理模塊、固定資產管理模塊等。

二、報表管理模塊應用基本流程

(一)格式設置

報表格式設置的具體內容一般包括：定義報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設置關鍵字等。

1.定義報表尺寸

定義報表尺寸是指設置報表的行數和列數。可事先根據要定義的報表大小，計算該表所需的行列，然后再進行設置。

2.定義行高和列寬

設置行高、列寬應以能夠放下本表中最高數字和最寬數據為原則，否則在生成報表時，會產生數據溢出的錯誤。

3.畫表格線

為了滿足查詢打印的需要，在報表尺寸設置完畢、報表輸出前，還需要在適當的位置上畫表格線。

4.定義單元屬性

定義單元屬性包括設置單元類型及數據格式、數據類型、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊框樣式等內容。

5.定義組合單元

把幾個單元作為一個單元來使用即為組合單元。所有針對單元的操作對組合單元同樣有效。

(二)公式設置

在報表中，由于各報表的數據間存在著密切的邏輯關系，所以報表中各數據的采集、運算需要使用不同的公式。報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

1.計算公式

計算公式是指對報表數據單元進行賦值的公式，是必須定義的公式。計算公式的作用是從賬簿、憑證、本表或他表等處調用、運算所需要的數據，并填入相關的單元格中。

2.審核公式

審核公式用于審核報表內或報表間的數據勾稽關系是否正確。審核公式不是必須定義的。

審核公式由關系公式和提示信息組成。審核公式把報表中某一單元或某一區域與另外某一單元或某一區域或其他字符之間用邏輯運算符連接起來。

3.舍位平衡公式

舍位平衡公式用于報表數據進行進位或小數取整后調整數據，如將以“元”為單位的報表數據變成以“萬元”為單位的報表數據，表中的平衡關系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

(三)數據生成

報表公式定義完成后，或者在報表公式未定義完需要查看報表數據時，將報表切換到顯示數據的狀態，就生成了報表的數據。

(四)報表文件的保存

對于新建的報表文件，用戶需要對其進行保存。

(五)報表文件的輸出

會計報表輸出是報表管理系統的重要功能之一。會計報表按輸出方式的不同，通常分為：屏幕查詢輸出、圖形輸出、磁盤輸出、打印輸出和網絡傳送等五種類型。

1.屏幕查詢輸出

報表屏幕查詢輸出簡稱為查詢輸出，又稱屏幕輸出、屏幕顯示、顯示輸出，是最為常見的一種輸出方式。

2.圖形輸出

根據報表的數據生成圖形時，系統會顯示與會計報表數據有關的圖形，便于分析會計報表。

3.磁盤輸出

一般指將報表以文件的形式輸出到磁盤，以便上報下傳。

4.打印輸出

打印輸出是指將編制出來的報表以紙介質的形式表現出來。

不同的會計報表，打印輸出的要求不同。其中，庫存現金日記賬、銀行存款日記賬需要每日打印，資產負債表、利潤表等月報要求每月打印。

5.網絡傳送

網絡傳送方式是通過計算機網絡將各種報表從一個工作站傳遞到另一個或幾個工作站的報表傳輸方式。

三、利用報表模板生成報表

報表管理模塊通常提供按行業設置的報表模板，為每個行業提供若干張標準的會計報表模板，以便用戶直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會計報表。用戶不僅可以修改系統提供報表模板中的公式，而且可以生成、調用自行設計的報表模板。