第四節 數據清單及其管理分析

一、數據清單的構建

(一)數據清單的概念

Exce1中，數據庫是通過數據清單或列表來實現的。數據清單是一種包含一行列標題和多行數據且每行同列數據的類型和格式完全相同的Exce1工作表。數據清單中的列對應數據庫中的字段，列標志對應數據庫中的字段名稱，每一行對應數據庫中的一條記錄。

(二)構建數據清單的要求

為了使Exce1自動將數據清單當作數據庫，構建數據清單的要求主要有：

1.列標志應位于數據清單的第一行，用以查找和組織數據、創建報告。

2.同一列中各行數據項的類型和格式應當完全相同。

3.避免在數據清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。

4.盡量在一張工作表上建立一個數據清單。

二、記錄單的使用

(一)記錄單的概念

記錄單又稱數據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關記錄的對話框。

(二)通過記錄單處理數據清單的記錄

1.通過記錄單處理記錄的優點

通過記錄單處理記錄的優點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

2.“記錄單”對話框的打開

打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數據清單的列標志后，選中數據清單的任意一個單元格，點擊“數據”菜單中的“記錄單”命令。

Exce12013的數據功能區中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數據清單中的相關數據，但無法直接在工作表的數據清單中進行相應的操作。

3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

在數據錄入過程中，如果發現某個文本框中的數據錄入有誤，可將光標移入該文本框，直接進行修改;如果發現多個文本框中的數據錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數據錄入。

4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

通過查詢，符合條件的記錄將分別出現在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態”顯示區相應顯示記錄的次序數以及數據清單中記錄的總條數。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內同時輸入相應的查詢條件即可。

5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。

6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

三、數據的管理與分析

在數據清單下，可以執行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數據透視表等數據管理和分析功能。

(一)數據的排序

數據的排序是指在數據清單中，針對某些列的數據，通過“數據”菜單或功能區中的排序命令來重新組織行的順序。

1.快速排序

使用快速排序的操作步驟為：

(1)在數據清單中選定需要排序的各行記錄;

(2)執行工具欄或功能區中的排序命令。

需要注意的是，如果數據清單由單列組成，即使不執行第一步，只要選定該數據清單的任意單元格，直接執行第二步，系統都會自動排序;如果數據清單由多列組成，應避免不執行第一步而直接執行第二步的操作，否則數據清單中光標所在列的各行數據被自動排序，但每一記錄在其他各列的數據并未隨之相應調整，記錄將會出現錯行的錯誤。

2.自定義排序

使用自定義排序的操作步驟為：

(1)在“數據”菜單或功能區中打開“排序”對話框;

(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據和次序。

(二)數據的篩選

數據的篩選是指利用“數據”菜單中的“篩選”命令對數據清單中的指定數據進行查找和其他工作。

篩選后的數據清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。

1.快速篩選

使用快速篩選的操作步驟為：

(1)在數據清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

(2)執行“數據”菜單或功能區中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現向下的三角圖標;

(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

2.高級篩選

使用高級篩選的操作步驟為：

(1)編輯條件區域;

(2)打開“高級篩選”對話框;

(3)選定或輸入“列表區域”和“條件區域”，單擊“確定”按鈕。

3.清除篩選

對經過篩選后的數據清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

(三)數據的分類匯總

數據的分類匯總是指在數據清單中按照不同類別對數據進行匯總統計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數據，可以收縮或展開工作表的行數據或列數據，實現各種匯總統計。

1.創建分類匯總

需設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內容，數據清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統計，將統計結果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現分級查看匯總結果。

2.清除分類匯總

打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

(四)數據透視表的插入

數據透視表是根據特定數據源生成的，可以動態改變其版面布局的交互式匯總表格。數據透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數據，而且能夠根據更改后的原始數據或數據源來刷新計算結果。

1.數據透視表的創建

單擊“數據”菜單中的“數據透視表和數據透視圖…”命令項，接著按“數據透視表和數據透視圖向導”提示進行相關操作可創建數據透視表。

數據透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數據項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結構的數據透視表。

2.數據透視表的設置

(1)重新設計版面布局。在數據透視表布局框架中選定已拖入的字段、數據項，將其拖出，將“數據透視表字段列表”中的字段和數據項重新拖至數據透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。

(2)設置值的匯總依據。值的匯總依據有求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數值計數、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。

(3)設置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)進行數據的篩選。分別對報表的行和列進行數據的篩選，系統會根據條件自行篩選出符合條件的數據列表。

(5)設定報表樣式。數據透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Exce12003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用報表格式”(適用于Exce12013)按鈕選用系統自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。

(五)圖表的插入

框選需要生成圖表的數據清單、列表或者數據透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。

圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的數據含義，而且可以適當調整大小及其位置。