【高頻考點】數據清單的設計要求，記錄單的使用方法

　　【考點知識要求】掌握數據清單的設計要求，記錄單的使用方法

　　【要點】

　　一、數據清單的構建

　　二、記錄單的使用

　　一、數據清單的構建

　　(一)概念

　　一種包含一行列標題和多行數據且每行同列數據的類型和格式完全相同的Excel工作表。

　　特點：

　　1.第一行是字段名，其余行是數據，每行表示一個記錄，如果有標題行，則標題行與其他行隔開一個或者多個空行。

　　2.每列數據具有相同的性質。

　　3.在數據清單中，不存在全空行或全空列。

　　(二)構建數據清單的要求

　　1.列標志應位于數據清單的第一行，用以查找和組織數據、創建報告。

　　2.同一列中各行數據項的類型和格式應當完全相同。

　　3.避免在數據清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。

　　4.盡量在一張工作表上建立一個數據清單。

　　創建數據清單的方法：

　　(1)直接在工作表中輸入;

　　(2)利用記錄單的方式錄入。二、記錄單的使用

　　(一)概念

　　數據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關記錄的對話框。

　　(二)通過記錄單處理數據清單的記錄

　　1.通過記錄單處理記錄的優點

　　(1)界面直觀，操作簡單。

　　(2)減少數據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤。

　　(3)特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

　　2.“記錄單”對話框的打開

　　Excel 2003：輸入列標志→“數據”→“記錄單”

　　Excel 2013：功能區中沒有“記錄單”命令，以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

　　在數據錄入過程中，如果發現錯誤：

　　(1)單個錯誤，將光標移入該文本框，直接進行修改;

　　(2)發現有誤，不便逐一修改，可單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入。

　　4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

　　5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

　　6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

　　查找待刪除記錄→單擊刪除→在彈出的“顯示的記錄將被刪除”提示框中，單擊刪除。

　　記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

　　【例題·多選題】下列各項，屬于通過記錄單處理記錄的優點的是( )。

　　A.界面直觀，操作簡單

　　B.減少數據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤

　　C.輸入效率高

　　D.特別適用于大型數據清單的操作

　　【答案】ABD