第八節　會計電算化檔案管理的基本要求

　　【學習目的與要求】

　　通過本節的學習，掌握會計電算化檔案的相關知識以及保管時應注意的問題。

　　計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計檔案管理的主要任務

　　會計電算化檔案管理的主要任務，就是監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。

　　二、電算化會計檔案的內容

　　電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數據、軟盤等備份的會計數據，以及計算機打印出的書面形式的會計數據。

　　存儲在計算機中的會計數據和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質存儲的會計賬簿或報表，具有磁性和不可見的特點，作為會計檔案保存時，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規定的相應會計數據(書面形式的會計賬簿、報表)相一致。

　　采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規定執行。

　　系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

　　三、記賬憑證的生成與管理(了解)

　　1.將記賬憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。