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湖北會(huì)計(jì)《電算化》第三章第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案考點(diǎn)


第五節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求

  一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理概述

  會(huì)計(jì)電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書面形式的會(huì)計(jì)信息,包括記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等,以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。

  二、記賬憑證的生成和管理

  記賬憑證上應(yīng)有錄入人員、復(fù)核人員和會(huì)計(jì)主管的簽名和蓋章,收、付款憑證還應(yīng)有出納的簽名和蓋章。

  三、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的生成與管理

  1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,由于受到打印機(jī)條件的限制,可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)。如果每天業(yè)務(wù)較少,不能滿頁(yè)打印的,可按旬打印輸出。

  2.一般賬簿按年打印,業(yè)務(wù)量較大的,如電子賬記錄滿一個(gè)整頁(yè),可先打印輸出整頁(yè)賬冊(cè)。

  3.在保證賬簿清晰的條件下,打印機(jī)打印輸出的賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

  4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都在存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。

  5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿,必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。

  6.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管1年。期滿后,原則上應(yīng)由財(cái)會(huì)部門編造清冊(cè)并移交本單位檔案部門保管。

  7.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,在向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得外借。

  8.各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。

  四、會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求

  1.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

  2.會(huì)計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。

  3.系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

  4.會(huì)計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定,并由專人負(fù)責(zé)。

  5.對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

  6.對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序,保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。

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更新時(shí)間2022-03-13 11:12:33【至頂部↑】
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