第九章　商品流通企業信息管理

9.1　商品流通企業信息管理概述

一、商業信息的概念

(一)信息與數據

1.信息與數據的定義。信息(Information)和數據(Data)是信息系統的處理對象。

(1)信息。從廣義上講，信息就是人們對客觀事物及其變化規律的認識。這些認識被某種載體記錄，進而加工、利用和傳播。在信息系統中，信息的定義：加工處理后的數據。它對接受者的行為產生影響，對接受者的決策具有價值。這是從信息系統的角度對信息的狹義定義。從信息廣義和狹義的定義中，我們可以歸納出三個方面的含義：a.信息具有知識特征;b.信息具有數據特征;c.信息具有價值特征。

(2)數據。數據是記錄信息的載體。數據常見的表現形式是語言、文字、數值、文件、圖表、圖片、視頻等。在信息管理中，由于數據庫技術的廣泛使用，因此，信息常以數據庫中數據表的形式記錄。

2.信息與數據的關系：(1)數據是信息的載體。(2)加工后的數據代表更高一級的信息。數據可以被加工，加工后的數據代表了更高一級的信息。

(二)商業信息與商業數據

1.商業信息和商業數據的定義：商業信息是人們對與商業活動相關的事物及其變化規律的認識。商業數據是記錄商業信息的載體。商業數據可以以文字、數值、票據、憑證、文件、圖標、多媒體等多種方式對商業信息進行記錄。2.商業信息與商業數據的關系：商業信息是事物的本質，商業數據是管理商業信息的媒介。商業信息與商業數據在整個商業活動當中相互依存，相互轉化。

二、商業信息的特征

(一)信息與數據的一般屬性

1.信息屬性：(1)正確性：真偽是信息的首要屬性，假信息有時候會帶來無法估量的危害，對商品商品流通企業來說，假信息會帶來負效益。(2)針對性：是指有些信息對有些人是有價值的，對另外一些人則沒有價值。(3)時效性：信息在有些時間段是有效的，過時無效。(4)等級性：從信息的產生到應用都存在著等級。在同一系統內部，不同級別產生的信息等級是不一樣的，不同級別應用的信息等級也是不一樣的。(5)反饋性：信息具有反饋性，利用信息對受控對象施加影響之后，肯定會產生一個結果，就是作用怎么樣，這個結果返回到輸入端，可以再次影響受控對象。(6)共享性：信息在一定條件和一定范圍內是可以交流、共享的，這和信息的針對性并不矛盾。(7)安全性：有些信息是開放的，有些信息需要在一定的范圍內保密。

2.數據的屬性：(1)適用性：是指選擇合適的記錄方式和記錄介質。在最初記錄原始數據時，就應確定被記錄數據的記錄方式，以便進一步的加工處理。(2)數據格式，不同的數據類型具有不同的數據格式，在記錄時要進行區別。(3)安全性，安全性分兩個方面：一是數據自身的安全性，對數據記錄、存儲的方式和介質要有必要的技術保證，必要時使用多級備份，以防數據被意外破壞;二是傳播的安全性，在記錄、保存數據時，該保密的一定要保密。(4)記錄的頻度和精度，記錄的頻度和精度與數據加工處理的實際需要相關，也與收集數據記錄的儀器設備能力有關，因為頻度和精度越高，肯定所耗費的成本越高，因此，我們在確定記錄的頻度和精度的時候，權衡一下兩者，經濟適用即可。

(二)商業信息與商業數據的特征

1.商業信息的特征：商業信息首先具備信息的一般屬性，(正確性、針對性、時效性、等級性、反饋性、共享性和安全性)，同時，它也具備其獨有的特點：(1)社會性：每一位社會成員都是商業信息的產生者和接受者。注意，在記錄和傳播商業信息時，應該考慮到接收者對信息的認知程度。(2)連續性：指商業信息的產生環環相扣，從最低層次到決策信息產生，再到反饋，反饋信息又作用于企業，這樣循環往復，是連續的。(3)綜合性：由于商業流通企業的經營活動性質決定了商業信息的內涵，綜合了需、產、供、銷以及外部環境等多個方面，越是高層信息，涉及的面越廣，其綜合性越強。(4)系統性：商業信息的產生、加工、應用直到決策都有其內在的規律和目的，并在相對獨立的體系內運動，形成了商業信息的生存、運動系統。

2.商業數據的特征：同樣，商業數據的特征也具備數據的一般特征(適用性、數據格式、安全性、記錄的頻度和精度)，也具備其獨有的特點：(1)準確性：商業數據必須準確，不然的話，會給企業經營帶來巨大的損失。(2)及時性：時效性強。(3)多樣性：這里是說商業信息的來源、產生方式、加工手段、計量單位不同，使得商業信息的表現形式多種多樣。

三、商業信息的分類

(一)來源不同的商業信息

按商業信息的來源不同，可分為外部信息和內部信息。1.外部信息：包括政策、法律法規、外部環境、科技發展、金融市場、證券市場、市場調查等企業外部信息。2.內部信息：包括顧客需求、進銷存、財務、員工管理、合作伙伴、經營決策等企業內部信息。

(二)管理層次不同的商業信息

1.操作層信息：也稱作業層信息，商品流通企業的基層產生的信息。2.管理層信息：也稱控制層信息。企業中各職能部門對下層信息進行采集，采集后的信息成為管理層數據，管理層數據在企業管理中應發揮積極的管理作用。3.決策層信息：是指對操作層信息、管理層信息及其他相關信息所產生的綜合信息進行采集，采集后的信息成為決策層數據，企業決策層根據決策層數據，制定企業發展戰略的決策層信息。決策層信息的主要流向是受控體，即企業本身，包括了作業層、管理層和決策層。這一層信息對受控體的作用巨大，應慎重產生。

(三)業務功能不同的商業信息

1.顧客需求信息2.銷售信息3.儲運信息：是商品在存儲、運輸過程中產生的相應的信息。4.采購信息：是以采購過程為主的信息。5.財務稅務信息6.合同信息：是指各類業務合同信息。7.結算信息：是指商品流通企業與銀行之間的賬目結算信息。8.行政管理信息：是指企業內部除業務信息外的綜合管理信息。

(四)管理范圍不同的商業信息

1.業務信息：主要指日常業務信息，包括采購、銷售、儲運、盤點信息等。2.員工管理信息：兩類：一類是商品流通企業制定的崗位職責信息;另一類是員工的業績、考核信息。3.企業效益信息：包括經營成本和營業收入等。其中，經營成本包括進貨成本、人工成本、儲運成本、銷售成本、水電、場地租金、設備折舊等。4.行政辦公信息：是指企業的行政管理機構為管理、協調、運作企業而產生的相關信息。一般以公文的形式表現，作用較大。5.企業決策信息：是指與企業決策相關的信息。

四、商品流通企業的信息管理

商品流通企業信息管理的主體是商品流通企業，參與信息管理的工作人員在明確管理目的的前提下掌握信息管理的內容，根據企業自身情況，采用適合的管理方式和技術手段。

(一)信息管理的目的

商品流通企業信息管理的目的就是提高企業效益和競爭力，促進企業發展，具體又表現在以下幾個方面：1.加強日常管理2.提高管理效率和管理水平3.協調各部門之間的協作關系4.加速資金周轉5.提高人員素質6.支持正確決策。

(二)信息管理的內容

商品流通企業信息管理的內容與一般信息管理的內容基本上是一致的，但在具體操作中又有其行業特點，具體表現在：

1.收集記錄：要求做到及時準確，對不同的信息來源以不同的方式進行收集記錄。

2.計算加工：由于不同的部門、不同的輸出對象的要求不同，因此對數據的計算加工方式要求也不同。

3.存儲：對不同的需求，要以不同的格式和不同的存儲介質進行存儲，并制定存儲原則。

4.交流：企業內部的、企業外部的等等。

5.輸出：將信息輸出給特定的對象，如顧客、企業管理者等等。

(三)信息管理的方式

商品流通企業信息管理的方式一般分為人工管理和計算機管理兩種。

1.人工管理方式，適合規模微小型的個體商品流通企業。

2.計算機管理方式，現在已經成為一種主流的方式。根據企業應用計算機技術的程度的不同，可以分為：

(1)簡單記賬式的管理。能夠利用計算機對日常的經營活動進行簡單的記錄、計算，并且產生相應的財務報表。一般適用于獨立經營的小型商品流通企業。

(2)經營規范式的管理。有一套具有基本功能的管理信息系統。除了日常經營管理之外，還能對企業的各個職能部門進行協調和規范管理。一般適用于中型或連鎖經營的商品流通企業。

(3)決策經營式的管理。有一套功能較為完善的管理信息系統。除具有經營管理功能之外，還具備開放型的信息接收能力、數學建模能力、經濟預測分析能力、決策專家支持系統等。適用于大型商品流通企業，此類企業一般設有常設信息管理機構。

(四)信息管理的技術

1.硬件系統：包括計算機硬件、網絡設備、通訊設備等，這些設備的技術之間又相互關聯，如GPS，需要上述所有設備系統。硬件的功能主要包括信息識別，數據采集、存儲、加工、輸出。

2.軟件系統：包括操作系統、數據庫管理系統、商品流通企業管理信息系統、語言編譯系統、數據文件、辦公軟件、各種工具軟件等。

(1)操作系統。是管理和控制計算機中所有硬件和軟件資源的一組程序。目前常見的主要是微軟，如Window操作系統、Unix操作系統等。

(2 數據庫管理系統。常見的如微軟的Access, Excel, SQL Sever等數據庫系統。

(3)語言編譯系統。目前常見的語言編譯系統有Visual C、Delphi、JAVA等。

(4)數據文件。

(5)辦公軟件。

(6)各種工具軟件。

3.網絡技術。一般商品流通企業都會建設自己的局域網，并接入互聯網。

4.選擇硬件系統的原則：(1)硬件系統要滿足軟件系統安裝的指標要求。(2)選購硬件設備時注意性價比。(3)所有硬件的指標要協調。(4)硬件設備的更新要慎重。注意局部硬件更新后，與總體的協調與兼容問題，不要造成沖突。

5.選擇軟件系統的原則：(1)根據商品流通企業管理信息系統的整體需要來組成軟件系統。軟件之間不能沖突。(2)根據企業信息管理的特點選擇各種軟件。(3)安裝軟件時要經過嚴格測試。保證軟件與硬件資源不沖突、軟件與其他軟件不沖突。

6.選擇技術方案的原則：所謂選擇技術方案就是要以商品流通企業管理信息系統的應用為核心，將各種硬件資源、軟件資源與商品流通企業的業務實際情況相結合，選擇最佳的資源配置方案。制定技術方案的原則有：(1)結合信息處理的特點。信息處理的特點決定了選用的軟件。(2)根據數據流量。數據流量在很大程度上決定了硬件性能指標。(3)根據企業網點的地理分布情況。企業網點的地理分布確定了網絡拓撲結構，配置服務器、終端和其他硬件。(4)技術方案的整體最佳性。在以上原則的基礎上，最終制定企業信息管理的技術方案，盡量做到既滿足了信息管理的要求，又降低了信息管理成本。

五、網絡環境下商品流通企業的信息管理

(一)以網絡經營為主的信息管理

以網絡經營為主的商品流通企業以互聯網為依托，從商品采購、商品銷售、結算等信息處理都是在互聯網上進行的;其內部信息管理在企業網內進行，其信息管理主要涉及以下幾方面：1.銷售信息管理;2.合同信息管理;3.結算信息管理;4.論壇;5.內部信息管理。

(二)企業內部建立局域網的信息管理

這類企業建有一個或多個局域網，利用局域網進行企業內部的信息交流和處理。利用局域網平臺將信息快速傳達到企業的各個位置，這樣做的好處在于：一是降低了信息管理的成本;二是提高了信息管理的效率;三是規范了信息管理行為。在局域網內的信息處理中，應建立企業數據庫，為企業積累信息資源。

(三)企業利用互聯網的信息管理

這類企業主要利用互聯網的信息資源為企業服務，同時利用互聯網對企業進行宣傳。利用互聯網的信息資源為企業服務時應注意信息的分類存儲和信息真偽的辨別;利用互聯網對企業進行宣傳時應注意宣傳的方式和策略，如網頁制作效果、網頁更新的頻率、宣傳內容的選定等。

(四)綜合各種網絡資源進行的信息管理

現在很多商品流通企業不斷擴大網絡信息資源的利用，往往是綜合利用了以上三種網絡資源的信息管理方式，這樣為企業帶來了更大的信息管理效應，比單純利用一種網絡信息管理的方式所帶來的效果更好，這也正是為什么網絡信息資源被廣泛地應用于商品流通企業的真正原因。