上海會(huì)計(jì)從業(yè)考試會(huì)計(jì)基礎(chǔ)精編筆記：會(huì)計(jì)憑證的傳遞

 　　第四節(jié)　會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
　　
　　一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
　　會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制到歸檔保管時(shí)止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。科學(xué)地組織會(huì)計(jì)憑證傳遞，對(duì)于及時(shí)地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，合理地組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理責(zé)任制，都具有重要意義。科學(xué)、合理地組織憑證的傳遞，既能及時(shí)地、真實(shí)地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，把有關(guān)部門和人員合理組織起來(lái)，分工協(xié)作地處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也有利于考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按照規(guī)定的憑證傳遞手續(xù)辦事，強(qiáng)化責(zé)任制，提高效率。企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、內(nèi)部管理的要求、組織結(jié)構(gòu)和人員分工情況，合理確定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序。會(huì)計(jì)憑證傳遞程序的設(shè)計(jì)原則，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理、有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。
　　科學(xué)的傳遞程序應(yīng)該使會(huì)計(jì)憑證沿著最迅速、最合理的流向運(yùn)行。因此，在制定會(huì)計(jì)憑證傳遞程序時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個(gè)問(wèn)題：
　　1.制定科學(xué)合理的傳遞路線。要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，以及經(jīng)營(yíng)管理需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會(huì)計(jì)憑證所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)，做到既能使各有關(guān)部門和人員能利用憑證了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過(guò)不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
　　2.確定合理的停留處理時(shí)間。要根據(jù)有關(guān)部門和人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理必要手續(xù)（如計(jì)量、檢驗(yàn)、審核、登記等）的需要，確定憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)停留的時(shí)間，保證業(yè)務(wù)手續(xù)的完成，但又要防止不必要的耽擱，使會(huì)計(jì)憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮及時(shí)傳遞經(jīng)濟(jì)信息的作用。
　　3.建立憑證交接簽收制度。為了確保會(huì)計(jì)憑證的安全和完整，在各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)指定專人辦理交接手續(xù)，做到責(zé)任明確，手續(xù)完整、嚴(yán)密、簡(jiǎn)便易行。
　　
　　二、會(huì)計(jì)憑證的保管
　　會(huì)計(jì)憑證的保管是指對(duì)會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會(huì)計(jì)憑證的保管主要有下列要求：
　　1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。會(huì)計(jì)部門在依據(jù)會(huì)計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期（每天、每旬或每月）對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

　　從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
　　2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
　　3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
　　4.原始憑證較多時(shí)可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。對(duì)各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)等，以及各種需要隨時(shí)查閱的退回單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號(hào)。
　　5.每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
　　6.要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。