全國(guó)會(huì)計(jì)從業(yè)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第九章第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管講義

　　第二節(jié)　會(huì)計(jì)檔案保管
　　
　　一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
　　根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
　　二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。
　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
　　三個(gè)永久：年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀請(qǐng)冊(cè)。
　　現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。
　　固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。
　　其余憑證、賬、報(bào)表保管期限是15年。
　　三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
　　（一）會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
　　各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
　　（二）會(huì)計(jì)檔案的交接
　　單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
　　交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
　　四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
　　（一）會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序和辦法
　　1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，并列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
　　2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
　　3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
　　4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告（一式兩份），一份報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，另一份歸入檔案?jìng)洳椤?
　　（二）保管期滿但不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案
　　1.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對(duì)于單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
　　2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
　　【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為（　）。
　　A.5年　B.10年
　　C.15年　D.25年 
　　『正確答案』C
　　【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（　）。
　　A.現(xiàn)金日記賬　B.現(xiàn)金總賬
　　C.應(yīng)收賬款總賬　D.固定資產(chǎn)總賬 
　　『正確答案』A 
　　【例題·多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有（　）。 
　　A.年度財(cái)務(wù)報(bào)告
　　B.現(xiàn)金日記賬
　　C.原始憑證
　　D.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 
　　『正確答案』AD
　　『答案解析』需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。