甲公司倉庫保管員負責登記存貨明細賬,以便對倉庫中的所有存貨項目的驗收、發出、存儲進行永續記錄。
[簡答題]
甲公司倉庫保管員負責登記存貨明細賬,以便對倉庫中的所有存貨項目的驗收、發出、存儲進行永續記錄。收到驗收部門送交的存貨和驗收單后,倉庫保管員根據驗收單登記存貨明細賬。平時,各車間或其他部門如果需要領取原材料,都可以填制領料單,倉庫保管員根據領料單發出原材料。公司輔助材料的用量很少,因此對領取輔助材料沒有要求使用領料單。各車間經常有輔助材料剩余(根據每日特定工作購買而未全部消耗,但其實還可再為其他工作所用),這些材料由車間自行保管,無須通知倉庫。如果倉庫保管員有時間,偶爾也會對存貨進行實地盤點。
要求:根據《企業內部控制應用指引第8號——資產管理》的規定,分析判斷該企業在存貨管理方面存在哪些問題,并提出相應的改進措施。
[答案]
(1)在存貨管理環節,該企業存在如下問題:①存貨的保管和記賬職責未分離,可能導致存貨保管人員監守自盜,并通過篡改存貨明細賬來掩飾舞弊行為,存貨實際供應量可能會被高估。②存貨的單據填制不規范。倉庫保管員收到存貨時不填制入庫通知單,而是以驗收單作為記賬依據,一旦存貨數量或質量發生問題,可能導致無法明確是驗收部門還是倉庫保管人員的責任。③存貨的領取未進行審批控制。該企業領取原材料和輔助材料時未使用領料單和進行審批控制,將可能導致材料的領用失控,造成原材料的浪費或被貪污,以及生產成本的虛增。④剩余存貨.未充分利用。企業輔助材料剩余情況嚴重,未充分利用輔助材料將導致資源浪費。⑤存貨未實行定期盤點制度,將可能導致存貨出現賬實不符現象。存貨清查盤點制度不完善、計劃不可行,可能導致工作流于形式,無法查清存貨真實狀況。
(2)通過分析后,該企業應當采取以下改進措施:
①企業應建立永續盤存制,倉庫保管人員設置存貨臺賬,按存貨的名稱分別登記存貨收、發、存的數量;財務部門設置存貨明細賬,按存貨的名稱分別登記存貨收、發、存的數量、單價和金額。
②倉庫保管員應在收到驗收部門送交的存貨和驗收單后,根據入庫情況填制入庫通知單,并據以登記存貨實物收、發、存臺賬。入庫通知單應事先連續編號,并由交接各方簽字后留存。
③企業應對原材料和輔助材料等各種存貨的領用實行審批控制。即各車間根據生產計劃編制領料單,經授權人員簽字批準,倉庫保管員檢查手續齊備后,辦理領用。
④企業應對剩余的輔助材料實施虛擬退庫控制,保證剩余輔助材料的合理利用,避免資源浪費。
⑤企業應實行存貨的定期盤存制度。企業應當建立存貨清查盤點工作規程,結合本企業實際情況確定盤點周期、盤點流程、盤點方法等相關內容,采用定期盤點和不定期抽查相結合的方法。清查盤點時,應擬訂詳細的盤點計劃,合理安排相關人員,使用科學的盤點方法,保持盤點記錄的完整,以保證盤點的真實性、有效性。
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