（1）定額備用金是指單位經常使用備用金的內部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等，實際需要核定一個現金數額，并保證其經常保持核定的數額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應該按核定的定額填寫借款憑證，一次性領出全部定額，使用后憑發票等有關憑證報銷，出納人員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。只有等到期終、撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交回備用金。

　　領出備用金時：

　　借：其他應收款

　　　　貸：庫存現金

　　報銷時：

　　借：管理費用

　　　　貸：庫存現金

　　出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。

　　只有等到撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交回備用金，此時做分錄

　　借：庫存現金

　　　　貸：其他應收款

　　（2）非定額備用金是指單位對非經常使用的備用金的內部各部門或工作人員，根據每次業務所需備用金的數額填制借款憑證，向出納人員預借現金，使用后憑發票等原始憑證一次性到財務部門報銷，多退少補，一次結清，下次再用時重新辦理借款手續。兩者的性質、用途、手續等都不相同。

　　借款時：

　　借：其他應收款

　　　　貸：庫存現金

　　報銷時：

　　借：管理費用等

　　　　貸：其他應收款

　　差額計入庫存現金。