第三章會計軟件的應用 
54．會計軟件的應用流程一般包括系統初始化、日常處理和期末處理等環節。 
55．系統初始化是系統首次使用時，根據企業的實際情況進行參數設置，并錄入基礎檔案與初始數據的過程。 
系統初始化是會計軟件運行的基礎。它將通用的會計軟件轉變為滿足特定企業需要的系統，使手工環境下的會計核算和數據處理工作得以在計算機環境下延續和正常運行。 
系統初始化在系統初次運行時一次性完成，但部分設置可以在系統使用后進行修改。系統初始化將對系統的后續運行產生重要影響，因此系統初始化工作必須完整且盡量滿足企業的需求。 
系統初始化的內容包括系統級初始化和模塊級初始化。 
模塊級初始化是設置特定模塊運行過程中，所需要的參數、數據和本模塊的基礎信息，以保證模塊按照企業的要求正常運行。 
系統級初始化內容主要包括：①創建賬套并設置相關信息；②增加操作員并設置權限；③設置系統公用基礎信息。 
模塊級初始化內容主要包括：①設置系統控制參數；②設置基礎信息；③錄入初始數據。 
56．日常處理是指在每個會計期間內，企業日常運營過程中重復、頻繁發生的業務處理過程。 
日常處理的特點： 
(1)日常業務頻繁發生，需要輸入數據量大； 
(2)日常業務在每個會計期間內重復發生，所涉及金額不盡相同。 
57．期末處理是指在每個會計期間的期末所要完成的特定業務。 
期末處理的特點： 
(1)有較為固定的處理流程。 
(2)業務可以由計算機自動完成。 
在會計軟件應用的各處環節均應注意對數據的管理。 
數據備份是指將會計軟件的數據輸出保存在其他存儲介質上，以備后續使用。數據備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。 
數據還原又稱數據恢復，是指將備份的數據使用會計軟件恢復到計算機硬盤上。它與數據備份是一個相反的過程。數據還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。 
58．賬套是指存放會計核算對象的所有會計業務數據文件的總稱，賬套中包含的文件有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。建立賬套時需要根據企業的具體情況和核算要求設置相關信息。賬套信息主要包括賬套號、企業名稱、企業性質、會計期間、記賬本位幣(即本位幣代碼和本位幣名稱)等。 
管理用戶并設置權限： 
(1)管理用戶。 
用戶是指有權登錄系統，對會計軟件進行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統中，設置其用戶名和初始密碼或對不再使用系統的人員進行注銷其登錄系統的權限等 
操作。 
(2)設置權限。 
在增加用戶后，一般應該根據用戶在企業核算工作中所擔任的職務、分工來設置、修改其對各功能模塊的操作權限。通過設置權限，用戶不能進行沒有權限的操作，也不能查看沒有權限的數據。 
59．設置系統公用基礎信息包括設置編碼方案、基礎檔案、收付結算信息、憑證類別、外幣和會計科目等。 
設置編碼方案是指設置具體的編碼規則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在于方便企業對基礎數據的編碼進行分級管理。設置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應商、科目、存貨分類、成本對象、結算方式和地區分類等。編碼符號能唯一地確定被標識的對象。 
60．職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。 
設置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在于方便進行個人往來核算和管理等操作。 
61．(1)單位類型編碼、供應商編碼、客戶編碼必須唯一。供應商編碼與客戶編碼不能重復。 
(2)單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。 
62．設置憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。用戶可以按照企業的需求選擇或自定義憑證類別。 
憑證類別設置完成后，用戶應該設置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標準，供系統對錄入的記賬憑證進行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。在會計軟件中，系統通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必無、無限制等。 
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。 
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設置的限制條件或限制科目，則系統會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。 
63．設置會計科目就是將企業進行會計核算所需要使用的會計科目錄入系統中，并按照企業核算要求和業務要求，對每個科目的核算屬性進行設置。設置會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎。 
增加會計科目時，應遵循先設置上級會計科目，再設置下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。 
64．會計科目編碼按照科目編碼規則進行。在對會計科目編碼時，一般應遵守以下原則： 
(1)唯一性。每個編碼必須唯一地標識某一個科目，不可重復。 
(2)統一性。所有會計科目的編碼標準必須遵守統一的編碼方案。 
(3)擴展性。編碼既要適應企業當前核算的要求，又要考慮將來業務發展的變化，在設計編碼時應注意保留一些空間，以方便將來科目的增減變動。 
65．已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。 
已有數據的會計科目，應將該科目及其下級科目余額清零后再進行修改或刪除。

刪除科目后不能恢復，只能通過增加功能重新增加被刪除的會計科目。 
非末級科目不能刪除。非末級會計科目不能再修改科目編碼。